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2016年3月12日

コピーの渡し方で分かる気付く人と気付かない人の違い

マナー 部下育成

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コピーの渡し方の違い

とある会社の営業企画課では、課長以下数名のメンバーの下、新製品の販売計画の素案作りに関する会議が行われています。目の前のテーブルには、競合製品や市場動向を取り上げた新聞や雑誌などの関連資料や、過去の社内資料などが乱雑に積まれています。

会議後、課長は部下である中堅社員のAさんに、テーブルの上の資料をかき集めて手渡しながら、「ふせんを付けたページをコピーして、参加メンバーに配布しておいてくれ」と指示しました。そこで、Aさんは、課長に手渡された順番のまま、資料のコピーを取って参加メンバーに配布しました。

その翌日。同じ会議の後、課長は、前日と同様の指示を、中堅社員のBさんにしました。すると、Bさんは、コピーした資料を「新聞」「雑誌」などの出典別、かつ時系列に整理した上で、出典別に「雑誌資料」「社内資料」といったふせんを付けて参加メンバーに配布しました。

両者の違いをどう思いますか?

こうした光景はオフィスでは珍しくはありません。両者の対応を比較すると、もちろん、コピーされた資料を使う人のこと(調べやすさや使いやすさなど)に配慮しているBさんのほうがよい対応ということになるのですが、問題は、この事例をみてどのように感じるかです。もし、「確かにBさんの対応のほうがよいが、ささいなことだ」と軽く考えたのであれば注意が必要です。実は、上司など会社の視点からみると、AさんとBさんの対応の違いは非常に大きな問題なのです。

仕事を進める上では、顧客、取引先、社内の人など、その仕事にかかわる人たちのことを考え、常に細かい配慮をしなければなりません。そして、細かい点にまで目が届き、配慮ができる人、あるいは配慮しようと心掛けている人(以下「気が付く人」)というのは、コピー取りなどのちょっとした業務であっても、大口顧客との商談といった緊張を強いられる場面であっても、常にそうした気配りができるものです。

一方、そうした配慮ができない人(以下「気が付かない人」)というのは、業務の重要性にかかわらず、仕事の端々に配慮の足りなさが出てきます。「重要業務の際には気が付く人、そうではない業務のときには、気が付かない人になる」といったような“使い分け”はできません。

そのため、多くの上司は、コピー取りというちょっとした仕事であっても、AさんとBさんのような違いには注目しています。

そして、Bさんのような気が付く人であれば、重要な業務であっても安心して任せることができる人材、Aさんのような気が付かない人であれば、重要な業務を任せるには心もとない人材という評価をします。

そのため、気が付く人と気が付かない人というのは、中堅社員の評価を分ける大きな分岐点のひとつとなるのです。以下では、気が付く人を目指すための基本的な考え方を紹介します。

気が付く人になるためには

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