今日中って何時まで?ビジネスの時差解消法

競争力のある会社にしたい 2016年3月21日

これは、単なる「すれ違い」?

オフィス向け文具の製造会社に勤める中堅社員のAさんは、本社で行われる大事な営業会議に参加していました。しかし、会議が長引いてしまい、予定よりもかなり遅い時間に支店に帰ってきました。

そうすると、Aさんのデスクにはデザイン会社のZ社から電話があった旨のメモ書きが残されていました。現在、AさんはZ社と新しい商品パンフレットの製作を進めていますが、レイアウトや写真がなかなか決まらず、スケジュールが遅れ気味です。今日もいくつかの商品の写真を確定する予定ですが、AさんはZ社に明確な時間を告げておらず、ただ「今日中に連絡します」とだけ伝えていました。どうやら、Z社はAさんからなかなか連絡がこないことを心配し、電話をかけてきたようです。

Aさんの外出中にZ社から連絡があったことを知っている課長は、「写真の件は今日の何時までにZ社に伝えるんだい?」と、Aさんに状況を確認しました。すると、Aさんは、Z社に伝えたのと同じように、「今日中です」と答えたのでした。

ビジネスに潜む時差

ビジネスにおいて、相手から「今日中に連絡します」と言われたら、皆さんは「何時まで、連絡を待てばよいだろう」と考えますか。

終業時刻(例えば、18時)までという人や常識的に考えて20時までという人が多いかもしれません。一方で、「今日中」なのだから、文字通り、24時までと考える人がいても不思議ではありません。

これは、どれが正解というわけではなく、個人の感覚やそのときの状況によって変わってくるものであり、だからこそ余計に難しい問題です。

例えば、18時と24時の間には6時間もの差があります。仮に、「今日中に連絡します」と伝えた側は24時までという認識、伝えられた側は18時までという認識だったらどうでしょうか。伝えられた側は、待てど暮らせど連絡がこないことにイライラし、相手に対する不満を募らせるでしょう。ところが、伝えた側は相手がそのように感じているとはつゆ知らず、まだまだ時間に余裕があると考え、夜食のラーメンを食べているかもしれません。これでは、その先の仕事の関係にも悪影響を与えてしまいかねません。

ビジネス上の立場が時差を広げる

そのような状況になる前に、「相手に確認すればよい」という人もいるでしょう。しかし、ビジネスではそう簡単にいかないことがあります。先のZ社は、Aさんが写真を決めなければ仕事を進めることができません。そのため、何時に連絡をもらえるのかを確認しようとAさんに連絡しました。

ところが、Aさんは会議で不在です。そのときに、Aさんの代わりに対応した従業員が、「Aは、本社の会議に参加しています。しかし、会議が長引いており、終了時間は未定です」と伝えていたらどうでしょう。Z社は、会議中のAさんの携帯電話に連絡するのをためらうでしょう。Z社が下請けの立場であれば、なおさらです。

自分勝手な人ほど時差ボケになる?

どのような仕事にも期限があり、関係者がそれを守ることで、スケジュール通りに仕事が進みます。そして、その前提はスケジュールを組むこと、つまり一つ一つの仕事の期限を決めることです。こうした意識があり、しかも次工程を担当する相手に配慮できる人であれば、「今日中」や「今週中」といった伝え方が好ましくないことが感覚的に分かるでしょう。

しかし、実際のビジネスでは、何かにつけて「今日中」や「今週中」などと言う人がいます。こうした人は、ビジネスの時差ボケになっているのかもしれません。

本当の時差ボケは辛いものですが、ビジネスの時差ボケは、ある意味で楽です。「本日の18時まで」と伝えた場合、文字通り、18時までに終わるように時間をやりくりしなければなりません。しかし、「今日中」と伝えれば、それだけで6時間もの余裕が生まれた気になります。しかし、この6時間の余裕は、こちらが一方的に生み出したものであり、相手からみれば時間の浪費に過ぎません。このような期日の設定を繰り返していれば、相手からの信頼を失ってしまいます。

「今日中」や「今週中」を禁句にする

中堅社員になったからには、ビジネスに潜む時差を解消しましょう。その第一歩は、「今日中」や「今週中」といった表現を禁句にすることです。そして、必ず「○日の○時まで」といったような明確な時間を決めるようにします。

明確な時間を決めるには、自分のスケジュールや仕事のスピードを正確に把握しなければなりせん。加えて、相手の状況にも配慮し、お互いにとって無理のない期限を設定する必要があります。

これにより、自分勝手なスケジュールを組んだり、過剰な余裕時間を取ることがなくなるだけではなく、ビジネスをとらえる視野が広がっていきます。

半歩先行く「時差ボケ」解消法

1)相手に応じて臨機応変に

中には、「○日の○時まで」と言われると、窮屈で堅苦しいと感じる人がいます。このような相手とのコミュニケーションでは、あえて「今日中」や「今週中」といった表現をしたほうがよい場合もあります。ただし、文字通り「今日中」や「今週中」といったように時間に幅を持たせるわけではなく、こちら側は「○日の○時まで」というように明確な時間を決め、それを守るようにします。

2)時間が読めないとき

新しいプロジェクトなどのように、時間が読みにくい場合は、「しばらくお時間をください」と伝えた上で、進捗状況を定期的に相手に報告するようにします。この定期的な報告がとても重要です。これを怠ると、相手は「やる気がないのでは?」と不信感を抱きます。

3)相手から「今日中」と言われたら

相手から「今日中にやります!」と言われたら、「およそで結構ですが、何時ごろになりますか?」と質問するのが基本です。自社が下請けの立場で、そうした質問をしにくい場合は、「御社に失礼のない対応をするように、上司からきつく指示されています。今回のことを上司に報告したいのですが、何時ごろが目安になるでしょうか」などと、丁寧に質問するようにします。

以上

※上記内容は、本文中に特別なことわりがない限り、2016年3月22日時点のものであり、将来変更される可能性があります。

執筆者
日本情報マート

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