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2018年2月26日

上司が部下(若手社員)に伝えたいビジネスメールのコツ

新入社員 部下育成

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ビジネスメールが使えるとは限らない

2月を迎えて、部下の受け入れを待ち遠しく思っている人もいることでしょう。新人の教育というと、会社で研修を一通り行うかもしれませんが、後は現場で仕事をしながら身につけるというケースも多いはず。

新入社員や若手社員は、周囲の行動を見て常識を学びます。間違った知識を与えないためにも、先輩や上司が正しいことを行う必要があります。それはビジネスメールでも同じです。

スマートフォンやパソコンを使い慣れている若者は、ITが得意だというイメージがあるかもしれません。しかし、それはあくまでも、スマートフォンやパソコンが使えるというだけです。プライベートで使えていても、社会人としてマナーのある文章を書いたり、情報漏洩に対するリスクを考えたり、仕事を前に進めたり、上司の考えを先回りして情報を出したりと、仕事として正しく使えるとは限りません。

学生時代からメールを使っていても、プライベートで友人に送るメールと、仕事で送るメールは異なります。友人とのメールは読んでもらえるのが前提。でも、仕事のメールは忙しければ無視をされますし、読んでも返事がもらえないことは珍しくありません。

仕事では、相手に正しく伝わることはもちろんのこと、必要なアクションを取ってもらえるようなメールを書く力が求められます。

メールを学んでいる人はごくわずか

仕事でメールを使っている人は、ほぼ100%に近く、重要なコミュニケーション手段であるメール。名刺交換をすると、必ずといっていいほどメールアドレスが書かれています。しかし、ビジネスメールの研修を受けたことがある社会人は10%程度。主要なツールなのに学ぶ機会が少ないのが現状です。

多くの方が、試行錯誤しながらメールを使っています。今の40代の方は、誤送信や敬称の「様」の付け忘れなどを何度か経験し、その都度、学習してメールのレベルを上げてきました。でも、今の若手社員は、失敗をしながら練習をする機会がありません。誤送信をすれば一発レッドカードの可能性もあります。失敗できない中で、何が正しいのか分からず、見よう見まねでメールを使っている。これは非常にかわいそうなこと。

だからこそ、先輩社員が正しくメールを使い、いつでも見本になれるような存在であるべきでしょう。

7つのパーツを取り入れる

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