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なぜ、忙しいときに限って余計な仕事が増えるのか?/朝礼スピーチ

競争力のある会社にしたい 2020年10月14日

「忙しいときに限って、次々と仕事が飛び込んでくる……」。皆さんも、こんな経験をしたことがあるでしょう。「勘弁してくれよ」と叫びたくなりますが、事態を冷静にとらえると意外な事実が見えてくることもあります。

予期せぬ仕事は、忙しいときに集中して飛び込んでくるわけではありません。また、予期せぬ仕事の数も実はそれほど多くはありません。考えてみてください。予期せぬ仕事ばかりが飛び込んできて通常の仕事に支障を来すようでは、我が社は機能不全に陥ってしまいます。驚くかもしれませんが、忙しいときに限って飛び込んでくる仕事の多くは、皆さん自身が作った仕事です。

よくあるのは、今やらなくてもよい仕事を、わざわざ忙しいときにやってしまう失敗です。皆さんは、常にいくつかの仕事を担当しています。それぞれの仕事の納期は1日後、1週間後、1カ月後といったように違うため、それを踏まえたスケジュールが立てられます。しかし、その通りに仕事が進まないことも多く、少しずつ生じた遅れの帳尻を、同じ時期に合わせなければならないことになると、非常に忙しい状況になります。ただし、そのような状況でも、その時点では着手しなくてよい仕事があります。にもかかわらず、切羽詰まってくると、「あの仕事もやらなければならない、そういえばこの仕事も残っていた……」とパニックになり、取り付け騒ぎのように、ためていた仕事を一気に引き出そうとするのです。

ここでの大きな問題は、冷静さを欠いてミスをしやすくなることですが、本当に焦っていると、「1週間先の仕事と今やる仕事で共通している部分が少しあるので、一緒にやってしまったほうが効率的」と、今はやらなくてもよい余計な仕事を作ってしまいます。

また、良い意味での手抜きをしないことも忙しさに拍車をかけます。仕事の手順が1から10まであるとして、このうちの10は本当に細かなことで、省いても特に問題はないとしましょう。時間がなければ10を省いて仕事を進め、同時に「今回は10を省いていますが、注意点はありますか?」と周囲に相談しながらミスのリスクを低減するというのが正しい対応です。

ところが、忙しくて仕事が回らない状況に陥りがちな人は頑固です。自分のやり方のまずさに気付かず、頑なに自分流を貫く結果、自作自演のピンチに陥っているからです。そうした人には、10の仕事を省くという発想がありません。むしろ、「こんなときこそ『急がば回れ』だ」と考え、いつも以上に細部にこだわったりします。

ここまでの話を聞いて、「そんなことはない!」と憤慨した人がいるかもしれません。しかし、一生懸命やっているのに、自分を苦しめてしまう働き方を改善できないのは非常に残念なことです。一度、冷静に自分の仕事の進め方を見直してみてください。この他にも、これまで間違えていた仕事の進め方があるかもしれません。

以上

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